Проведение стратегической сессии: проблемы и сложности

Стратегические сессии можно проводить самостоятельно или с модератором — человеком, который специально подготовлен для этой деятельности.

Самостоятельное проведение стратегической сессии

Сложно держать тайминг

Когда руководитель сам проводит стратегическую сессию для сотрудников, очень велик соблазн увлечься обсуждением насущных тем, поспорить, обсудить, разобрать какие-то варианты и прочее. Люди отвлекаются, время уходит.

Кроме того, когда без стороннего наблюдателя общается группа людей, давно знающих друг друга — есть большой шанс уйти в хиханьки да хаханьки: обсуждать темы, не связанные со стратегической сессией, просто прикалываться, угорать. На это уходит много времени.

Сложно креативить, если ведешь сессию

Я проводил несколько стратсессий для своих компаний и понимаю, что это требует особых усилий: постановка задач, описание болей и прочего, включение себя в процесс значительно более сложны, если ты еще и модератор этой стратегической сессии. Мало того, что ты помогаешь другим участникам, держишь тайминг, соблюдаешь технологию, еще и самому вносить свой вклад — это тяжело.

Идея ограничена кругом команды

Нет стороннего наблюдателя, который может правильно задать вопрос или, возможно, даже предложить какое-то решение или новый взгляд на проблему. И это будет действительно что-то новое, потому что человек не включён в круг, не живет постоянно в реалиях этого бизнес-проекта.

Если же модератор имеет большой опыт взаимодействия с другими компаниями — возможно, он может предложить что-то не просто новое с точки зрения свежего видения, но и решения с точки зрения личного профессионализма, которые либо он внедрял сам, либо видел внедрение и понимает, что это может подойти. То есть модератор — это еще и источник новой информации.

Невыполнение задач по стратсессии

Это самая распространенная боль. Люди собираются, проводят стратсессию, креативят, ставят задачи, а после этого дружно расходятся и забивают на них болт. Руководителю, чтобы следить за выполнением этих задач, нужно не только контролировать других сотрудников, но и самого себя вытаскивать из текучки. Стратсессия — это все-таки о стратегических задачах, которые должны идти параллельно текучке. Для руководителя, если он проводит ее сам, это двойная работа, двойное включение воли. На это нужно много энергии и времени, которые он тратить не может, и часто все угасает — задачи перестают внедряться системно и на постоянной основе.

Отсутствие технологии проведения стратегических сессий

Если нет технологии, то эффективность снижается в разы. Можно собрать людей, пообщаться о том, что делать дальше и куда двигаться, без использования технологий, которые позволяют людям включиться в этот процесс и генерировать большое количество идей. Такая движуха — это не стратегическая сессия, это люди просто собрались и пообщались, как лучше работать.

Проведение стратегической сессии с модератором

Возможный скептический настрой команды

Команда не знает этого человека, не понимает его ценности и не сильно включается в процесс — исключительно из-за личности модератора. Нормальный модератор умеет это отрабатывать, умеет включать людей и объяснять, что ценность тут не в его личных особенностях, а в технологии, в их персональной работе и тех результатах, которых они могут достичь, пройдя эту стратсессию, поставив задачи и выполнив их. То есть переводя фокус внимания людей с себя лично (если, например, ему не хватает личной харизмы; если хватает — шикарно, никаких вопросов нет) на конечную цель, которая перед ними стоит.

Отвлечение сотрудников в рабочее время

Когда стратсессию проводит сам руководитель, ребята понимают, что он сам это организовал, обычно как-то расчищается свободное время, плюс, в целом, можно по согласованию с руководителем не делать чего-либо. Когда это проводит сторонний модератор — есть риск того, что люди будут постоянно уходить, объясняя это тем, что рабочие вопросы важнее того, чем мы сейчас занимаемся. У них будут возникать супер-срочные задачи, и это происходит чаще, чем если стратсессию ведет руководитель.

Модератор не понимает бизнес

Если вам попался модератор-теоретик, коуч, который не был собственником бизнеса — это усложнит работу. Во-первых, это мешает людям воспринимать его как человека, слова которого достойны внимания. Во вторых, сам модератор может, не понимая, как устроен бизнес, продвигать какие-то вещи, не несущие бизнес-ценности или сильно оторванные от реальности. Будут поставлены красивые, симпатичные задачи, которые будут всем нравиться и всех воодушевлять, но будут невыполнимы либо будут иметь не тот эффект, который был заявлен.

Как решаются эти сложности

Самостоятельное проведение стратегических сессий

Сложности с таймингом

Нужно взять себе в помощь еще одного сотрудника — ответственного, любящего порядок, способного держать тайминг или умеющего пользоваться таймером. Например, если вы сами проводите стратсессию и хотите взять туда топов или руководителей отделов — берите ответственного линейного сотрудника в помощь, чтобы он держал тайминг. Либо выберите для этого кого-то системного, понятного из тех, кто работает на стратегической сессии.

Сложности с креативом

Можно подготовиться заранее и накидать задачи, которые актуальны для вас на текущий момент, чтобы транслировать их на стратегической сессии и дальше, если в потоке идей появляются новые, добавлять их к текущему списку.

Сложности с ограничением кругом команды

Если вы не хотите нанимать модератора (с целью экономии бюджета или по каким-то другим причинам) — можно пригласить на стратсессию партнеров или друзей, которые тоже являются бизнесменами. Они могут привнести какую-то ценность в ваше общение в качестве стороннего человека, который бы мог по-другому реагировать и подключиться к обсуждению ваших задач.

Сложности с выполнением задач после стратегической сессии

Если не привлекать модератора, который бы проводил рефлексии и являлся внешней точкой контроля выполнения поставленных задач, то можно выбрать кого-то из имеющихся сотрудников (не из тех, кто ставил себе задачи на этой стратсессии — может быть, даже линейного), который бы собирал эту информацию и контролировал выполнение текущих задач. Кто-то типа Scrum-мастера в текущем коллективе, который будет:

• еженедельно или ежемесячно организовывать собрания;
• контролировать выполнение задач, если вы вносите их в систему проектного менеджмента;
• передавать информацию руководителю и следить за динамикой.

Сложности с отсутствием технологии проведения

Это важный момент, потому что без технологии, в моем понимании, это всё-таки не стратегическая сессия. Какие есть варианты?

• Пройти личную стратегическую сессию по своим внешним задачам;
• Провести одну стратегическую сессию с модератором для всей команды, чтобы понять технологию (можно ее записать, понять и затем транслировать дальше на сотрудников);
• Почитать какие-либо книги по построению стратегии. Могу порекомендовать «Четыре дисциплины исполнения» — в укороченном и усеченном виде это может помочь ставить долгосрочные цели и идти к ним вместе с командой. Но если вы ни разу не проводили стратегические сессии или подобные мероприятия, книги будет недостаточно, чтобы получить хороший эффект.

Проведение стратегической сессии с модератором

Сложности с настроем команды

Неплохо решаются тем, что перед началом стратегической сессии проводится встреча со всеми участниками, у них собираются ожидания на текущие мероприятия, а затем дается обратная связь — какие ожидания будут реализованы на этой стратегической сессии, а какие нет. Это делается либо в группе, либо отдельно с каждым сотрудником.

Сложности с отвлечением сотрудников в рабочее время

Единственный способ — договориться с руководителем, что он будет поддерживать вас и точно так же транслировать идею, что стратегическая сессия — это важно, и что отвлекаться на рабочий процесс можно, но только если иначе кто-то умрет. Во всех остальных случаях надо выделить время и погрузиться в этот процесс. Либо проводить её на выходных.

Сложности с модератором, который не понимает бизнес

Не выбирайте себе модераторов, которые просто сходили на несколько тренингов, отучились где-то и без понимания того, как устроен бизнес, начинают проводить стратегическую сессию. Здесь имеет смысл ориентироваться именно на тех ребят, которые сами понимают, о чем говорят, и имеют опыт решения проблем в собственном бизнесе. Зачастую именно такие люди могут порекомендовать что-то интересное.