Методичка: как провести эффективную стратсессию самому

Стратегическая сессия — ключевой инструмент для роста бизнеса, но часто кажется сложной и затратной. Наша методика позволяет провести ее самостоятельно, эффективно и без лишних затрат. Получите пошаговый план, который поможет четко определить цели, расставить приоритеты и вовлечь команду в достижение результатов.

Подробная инструкция о том, как провести стратегическую сессию руководителю компании.

Подготовка к проведению стратсессии

Начать подготовку к стратсессии стоит со сбора целей компании. Собирать цели нужно заранее, причем, не коллективно, а в группе учредителей, если их несколько. А если собственник один, то сделать это нужно самому.

Определение стратегии компании — задача собственника, который решает, как будет развиваться его детище и каких целей нужно достичь. Делегировать выполнение задач для достижения поставленных целей можно и нужно сотрудникам (далее я объясню, каким образом). Стоит это сделать уже после того, как цели сформированы собственником, и под них в рамках стратсессии подготовлены и приоритезированы задачи.

Сколько целей прописывать и как их доносить участникам стратсессии

При подготовке к стратегической сессии желательно прописать от 3 до 5 целей. Сильно больше или меньше можно, но практика показала, что 3-5 оптимально. Больше целей трудно держать в «оперативной памяти» при последующей оценке задач на соответствие целям, а 1-2 цели вряд ли охватят все сферы развития, необходимые для долгосрочного развития фирмы. Цели можно прописать по SMART: достижимые, конкретные, измеримые — то есть те, которые можно «пощупать», проверить, посчитать и понять, достигнуты они или нет.

Обозначенные цели, например, на год, можно использовать в рамках стратсессии в двух сценариях.

1. Спустить цели сверху вниз. Так делается, если собственники не видят необходимости в дополнительном согласовании целей с другими сотрудниками.

В этом случае участникам стратсессии желательно объяснить, почему выбраны именно эти цели, как они появились и к чему должны привести – этого будет более чем достаточно. Спускать цели сверху вниз – нормальная практика, не вызывающая какого-либо диссонанса, поскольку коммуникация между управленцами и сотрудниками чаще всего происходит именно так.

2. Пролоббировать цели на стратсессии. Существует и другой способ согласования и утверждения целей, которые также прописываются собственником или учредителем заранее. На стартовом этапе (если стратсессия проводится в течение двух или более дней) цели можно аккуратно пролоббировать в группе участников стратсессии, то есть собрать цели якобы с них. Делать это можно в небольших группах управляющим составом.

Если стратсессия проводится в крупном бизнесе, то имеет смысл обговорить цели с ключевыми ТОПами, которые могут обозначить важные дополнительные или забытые собственником цели.

С кем проводить стратегическую сессию

• Можно пригласить на стратсессию всех руководителей (их может быть несколько десятков).
• Можно провести встречу исключительно ТОП-командой, -1 от уровня собственника. Как правило, в подчинении собственника не более 5-7 человек.
• Можно выбрать конкретных ТОПов, которых, как кажется, резонно приводить на стратегическое планирование.
• Можно привести всех ТОПов, руководителей и ключевых сотрудников, которые помимо операционки делают хоть что-то стратегическое и/или проявляют инициативу.

Также можно приглашать на стратегическую сессию руководителей-новичков или ключевых сотрудников. Это сильно упрощает и ускоряет интеграцию в команду и способствует близкому знакомству и обмену опытом.

Можно пригласить на стратсессию помощников или заместителей руководителей, если они несут на себе стратегическую функцию и выполняют важные задачи для компании – это крайне полезно.

Кого приглашать, решает собственник. Все варианты рабочие.

❌ Кого не стоит приглашать на стратсессию

На стратегическую сессию не стоит приглашать рядовых сотрудников, выполняющих линейные задачи и не участвующих в формировании продукта. Если сотрудники выполняют «текучку» и не стремятся к какому-либо росту, то в их присутствии на встрече не будет никакого смысла.

Каково оптимальное количество людей для стратсессии

Какой-то конкретной цифры не существует, поскольку некоторые, даже миллиардные, компании состоят всего из десятка человек, а в других работают сотни и тысячи сотрудников.

• Индивидуальные стратсессии. Вполне нормально проводить стратегическую сессию даже с одним человеком. Например, такую сессию я заказывал для себя. Индивидуальные стратсессии можно проводить с ключевыми сотрудниками компании.
• Стратсессии на 5-10 человек. Чаще всего стратсессии проходят примерно с такими командами – это комфортно, удобно, достаточно быстро и не требует сложного навыка модерации.
• Стратсессии на 15-25 человек. Такая группа уже требует серьезной модерации и планирования процесса, поскольку большое количество людей «выпадает» во время стратсессии (процесс новый и непонятный, вроде все по делу, но результата в моменте не видно), и их нужно будет «включать».
• Стратсессии на 50+ человек. Формат стратегических сессий, требующий участия нескольких модераторов. Один и даже два модератора в такой группе не смогут уделить должного внимания каждому и донести эффективную технологию проведения встречи, особенно если она проходит впервые.

Как долго проводить стратсессию

Наиболее распространены стратегические сессии трех форматов.

• Формат одного дня. Такие встречи чаще всего проводятся с утра до вечера: например, с 9:00 до 21:00. Как правило, до 18:00 завершить стратсессию, которая проводится впервые, не получается, поскольку у процесса много новых деталей. Даже для того, чтобы успеть завершить встречу за один день, придется где-то «пройтись по верхам» и проскочить некоторые этапы. Тем не менее, такой формат востребован и полезен.
• Формат двух дней. Наиболее оптимальный период проведения стратсессии, позволяющий разобрать все предусмотренные блоки. Встреча проходит более спокойно и плодотворно, с перерывами на кофе-паузы. Нельзя сказать, что такой формат намного эффективнее однодневной встречи. Просто двухдневные стратсессии проходят более размеренно, без лишней суеты и «хождения по верхам». Особенно если в группе 10+ человек.
• Бессрочный формат (перманентный). Мы как компания не продаем такой формат на рынке, но для себя подобные стратсессии проводили: ежедневно встречались на 30-60 минут с управленческой командой в рабочее время. У бессрочного формата есть свои плюсы. Например, встречи проходят без отрыва от основной работы, поскольку сотрудникам не нужно выделять отдельный день. Среди минусов можно отметить присутствие не всей команды (например, кто-то отпросился, заболел или делает что-то «важное»), из-за чего приходится возобновлять информацию, звучавшую накануне. Однако такие стратсессии работают, но делать их в первый раз и без опыта не стоит.

Как выбрать место для проведения стратсессии

Проводить стратегические сессии можно очно или онлайн.

• Очная стратсессия. Для такой встречи лучше выбрать немного отдаленное и непривычное для группы место, где участников никто не будет тревожить. Если проводить стратсессию, например, в переговорной комнате вашей компании, то многие будут постоянно отвлекаться на рабочие дела и тормозить группу. Можно провести встречу в том же здании, где и офис, но в другой переговорке, где участников точно никто не потревожит. Крупные компании могут проводить стратсессии в своих специальных залах или арендовать комфортную площадку с зоной отдыха для кофе-брейка и другими удобствами.
• Онлайн-стратсессия. Такой формат встречи проводить сложнее, он используются, если сотрудники привыкли работать онлайн. Тогда точно понадобится модератор, поскольку кто-то из участников будет постоянно «выпадать», и отслеживать этот процесс самостоятельно не удобно.